Залог успешного тайм-менеджмента

Залог успешного тайм-менеджмента

Дневник. Как и с любой проблемой, первое, что нужно сделать, чтобы решить ее, — это признать, что проблема существует.

Вам кажется, что у вас ни на что не хватает времени, вы перегружены, мечетесь и, как ни стараетесь, не можете все успеть. Вам кажется, что проблема в том, что у вас слишком мало времени и слишком много дел. Это не так. Проблема в том, что вы неправильно его тратите и слишком много времени теряете между делами. В итоге получается, что намного больше времени вы проводите, не делая что-то, чем делая.

Вы наверняка не согласны с этим утверждением, и это нормально. Никто из нас не в состоянии объективно оценить, как много времени он тратит зря. Но метод есть, и он довольно простой.

Попробуйте вести дневник времени. И нет, в отличие от других методик, эта не предполагает, что вам нужно будет ей следовать всю жизнь. Дневник нужно вести от трех дней до недели, не больше. Смысл в том, чтобы показать себе, на что у вас уходит время, на нехватку которого вы так любите жаловаться.

Дневник состоит из двух частей. В начале дня вы расписываете, на что и сколько времени вы сегодня планируете потратить. Не упускайте мелочи, начните с момента пробуждения. Потом — сколько времени вы запланировали на то, чтобы одеться, доехать до работы и так далее. Особенно обратите внимание на то, сколько, по-вашему, вы потратите времени на каждое из запланированных рабочих дел.

Вторая часть дневника заполняется в течение дня. Вы записываете, сколько времени у вас на самом деле уходило на каждое дело. Приготовьтесь. Вы будете очень неприятно удивлены тем, насколько данные первой части дневника не совпадают с данными второй. Это окажет на вас очень отрезвляющий эффект.

Дело в том, что, когда вы вписывали в утренний план «написать отчет» — 40 минут, вы не учли время, которое потратите на фейсбук и проверку почты.

В итоге написание отчета заняло около двух часов, вы не успели сделать все те дела, которые планировали закончить сегодня. Вы устали, у вас ощущение тяжелого рабочего дня, и вы со спокойной душой жалуетесь теперь друзьям, что так загружены, что не успеваете сделать все свои дела. Хотя на самом деле вы всего 40 минут поработали и еще полтора часа торчали в интернете. 2. Почта

Теперь, когда мы с ужасом осознали, что тратим зря не полчаса в день, как думали раньше, а все четыре, посмотрим, что с этим можно сделать. И первый шаг — война с имейлами. Точнее, не с самими имейлами, а с неистовой потребностью проверять их каждые 10 минут и немедленно на них отвечать. Да, специфика некоторых профессий включает в себя необходимость моментально реагировать на имейлы в любое время суток. Но давайте честно: вы уверены, что ваша профессия из этого списка?

Признайте, когда вы отвлекаетесь от работы на соцсети — у вас все же бывает чувство вины, а вот когда вы отвлекаетесь на то, чтобы проверить почту и ответить на имейлы, никакого чувства вины не бывает, потому что у вас полное ощущение, что вы заняты делом. В этом как раз и заключается коварство этого способа связи. Он создает у вас ложное чувство постоянной занятости, а на самом деле крадет ваше время. Работа, на которую вы бы потратили час, теперь занимает полтора, потому что вы за этот час минимум трижды проверите почту. И даже если у вас стоит оповещение о том, что вам пришло письмо, а значит, залезать в ящик и проверять почту вам не нужно, это на самом деле не улучшает ситуацию, а часто даже наоборот: стоит прийти письму — вы немедленно считаете это поводом отвлечься от работы.

Итак, один из главных секретов современного тайм-менеджмента: перестаньте относиться к почте как к телефону. Удалите почтовые оповещения. Возьмите себе за правило: никогда не проверять почту тогда, когда вы заняты чем-то еще. Читать и отвечать на письма нужно после того, как одно дело доделано до конца, а второе еще не начато. 3. Соцсети и видео с котиками

И последнее. Социальные сети и все эти бесконечные видео того, как очередной котик испугался и смешно прыгнул, — ваш главный (после обсессивной проверки имейлов) способ тратить время впустую. Бой с котиками, конечно, неравный, поэтому мы и не предлагаем таких глупостей. Котики все равно победят. Зато есть простое правило, которому три дня подряд нужно будет заставлять себя следовать, но потом втянетесь.

Встали-сели-15 минут-работаем. Что это значит. После того как вы закончили какое-то дело, нужно обязательно встать из-за стола. Пройдитесь, сделайте себе кофе, посмотрите в окно, неважно. Важно встать.

Время, которое вы проведете стоя, можно не засекать (потому что долго вы все равно не продержитесь. Без интернета вам быстро станет скучно).

А вот как только вы сели обратно за стол, время пошло. Ровно через 15 минут вы обязательно должны начать работать (имейлы не считаются). 15 минут фейсбука, твиттера и ютьюба, но на 16-й минуте вы должны заняться делом. Если дело длинное или просто не идет и вам нужен перерыв, сделайте его. Встаньте из-за стола. Но ни в коем случае не позволяйте себе делать перерыв в соцсетях — как вы обычно это делали. Любые не связанные с работой отвлечения допустимы только между работами.