Как хранить документы дома
Хранить документы можно в ящике стола или в обувной коробке – собственно говоря, многие так и поступают. Но вот эффективность такого способа весьма сомнительна. Иногда в попытке найти нужные бумаги мы сталкиваемся с тем, что отыскать необходимый документ практически невозможно.
Организуем документацию.
Самый простой способ держать документы в полном порядке и в то же время под рукой – это купить в канцелярском магазине большую и толстую папку на кольцах с прочным картонным основанием. Также нам понадобятся несколько тонких прозрачных папок-конвертов и дырокол. Сколько нужно папок? Это зависит от того, сколько документов вы хотите поместить в импровизированный органайзер. Удобнее всего создать по одной папке на каждого члена семьи, где будут храниться личные документы: паспорт, свидетельство о рождении, СНИЛС, трудовые договоры, дипломы об образовании и так далее.
Также можно завести отдельную папку для хранения документов на недвижимость, имущество. Нелишним будет оставить одну папку для сохранения особо важных чеков и гарантийных талонов, а еще одну – для сохранения квитанций оплаты за коммунальные услуги. Отдельный конверт можно выделить для общесемейных документов – например, свидетельства о браке.
Для удобства вы можете подписать папки, наклеив на них соответствующие стикеры. Ну дальше всё просто – берём дырокол и начинаем прокалывать конверты. Остается лишь вложить папки в большой органайзер.
Таким образом, все документы будут под рукой, собранные в одном месте, но в то же время – рассортированы по категориям и подписаны. А форма конвертов позволит без труда вытащить нужную бумагу, не снимая папки с колец.
Небольшой совет: очень удобно сделать сразу много ксерокопий своих документов и потом пополнять запасы по мере расходования. Желательно сохранять и всевозможные медицинские бумаги – например, ксерокопии результатов анализов, ведь в поликлиниках велика вероятность утери личной карточки. Нелишним будет хранить копии документов, например, дома у родственников. Так вы значительно сэкономите усилия, если вдруг придётся заменять утерянный или испорченный документ. Ещё удобнее будет воспользоваться электронными копиями.
Электронные копии документов
В наш век компьютерных технологий создать электронный аналог личной документации – дело пяти минут. Отсканируйте страницы вашего паспорта, ИНН и прочих документов – и они всегда будут у вас под рукой. Затем можно скинуть документы на флешку и брать с собой вместо кипы бумаг. Ещё удобнее тот вариант, когда сканы документов хранятся у вас на электронной почте. Таким образом, у вас будут на руках все необходимые документы в любой точке земного шара, где возможно подключиться к интернету. Но у этого способа есть один серьёзный недостаток: если случится неприятность и вашу электронную почту взломают, злоумышленники смогут воспользоваться и вашими документами. Поэтому нужно особенно тщательно отнестись к выбору пароля.
