​Планирование дел с помощью 4-х колонок

Планирование дел с помощью 4-х колонок

Этот способ планирования я изобрела для себя в один из кризисных моментов своей жизни. Необходимость – мать всех изобретений, и это правда. 

Для меня мои «Четыре колонки» стали просто спасением в огромном количестве дел и задач, которые мне, как маме двух малышей, работающей дома, нужно было провернуть за день.

Огромный «плюс» способа – вам нужны всего лишь лист бумаги и ручка, для того чтобы начать им пользоваться. 

Планировать в четыре колонки можно что угодно: 

• будничные дела домохозяйки; 
• рабочие проекты; 
• задачи относительно разных сфер своей жизни.

Благодаря этому методу, вы сможете быстро переключаться с одной сферы задач на другую и не терять времени на размышления, что именно нужно было сделать по данному проекту. Для мамы, которая постоянно отвлекается на детей, – это очень важный момент.

Как заполнять лист? Итак, мы берем обычный лист А4 и делим его на четыре вертикальные колонки (предварительно оставив вверху сантиметра 4 свободного места). Далее вам нужно мысленно разбить все ваши дела и задачи на потоки (сферы, темы). Для каждого потока мы отведем отдельную колонку в нашем листе планирования.

Например, когда я планировала свою работу, то все задачи разбивала "по заказчикам" или по проектам. В другом случае я разбивала все, что хочу сделать, по сферам жизни: - дети, - хозяйство, - личное, - я и муж.

Когда вы поняли, по каким признакам разделить все ваши дела, и озаглавили колонки, можно начинать записывать, что вам нужно сделать по каждой из четырех сфер. Но все задачи нужно разбить на минимальные шаги (и для того чтобы они поместились в узкий столбик, и для того чтобы вам было легко их выполнить).

Например, если я работаю над дизайном календаря, то в колонке "Календарь" я пишу следующее: 

• согласовать формат; 
• сделать календарную сетку; 
• подобрать графику; 
• заверстать шаблонную страницу; 
• согласовать шаблон с заказчиком.

Каждый шаг должен четко описывать то, что нужно сделать. Все мои действия по календарю можно было бы описать одним действием: "начать дизайн календаря". Такие общие формулировки задачи не позволяют нам представить, сколько времени это займет, и дают возможность тратить время попусту: - я могу открыть рабочий файл, - сделать там пару штрихов - и "зависнуть в соцсетях".

И как понять: я уже начала дизайн или еще нет? Вроде ж начала, но результата никакого. Но если я буду пользоваться пошаговым планом, то точно буду знать, что, к примеру, могу вычеркнуть первый и второй пункты. И мне всегда будет просто вернуться к работе над этим проектом, так как я вижу, что уже сделала и какой мой следующий шаг.

Таким образом мы должны заполнить все четыре колонки (естественно, пишем не больше, чем знаем, относительно того, что нужно сделать). Почему только четыре колонки?

Честно, сначала я разделила лист на 5 колонок (потому что именно столько проектов тогда тянула). Но опыт (и не только мой) показывает, что "входящих" четыре потока задач – это максимум. Больше брать на себя не нужно, так как перегорите, запутаетесь в задачах, и многие из шагов останутся невыполненными. Ну и в общем-то четыре колонки – это максимум, как можно разделить лист А4 так, чтобы можно было в этих колонках еще что-то писать.

Как работает этот лист? Прелесть такого листа в том, что вы уже не будете путаться в нескольких потоках задач: Все ваши дела разделены на тематические потоки (сферы, проекты). Глобальные задачи разбиты на небольшие шаги. И самое главное – все потоки ваших задач сразу видны! А значит, вы можете быстро и эффективно переключаться между разными потоками (не тратя времени на то, чтобы вспомнить, чем конкретно вы должны заняться по каждому из проектов). Вычеркивая сделанное, вы будете легко видеть прогресс вашей работы.

Что нужно делать, чтобы этот лист вам помогал? - Учитесь разделять все ваши задачи на тематические потоки (не бойтесь пробовать, не получится собрать дела по выделенному вами признаку – просто выбросьте лист и возьмите новый!). - Сразу же записывайте "входящие" дела в нужную колонку. Вспомнили, о каком-то деле – запишите не откладывая. - Уделите время для планирования ваших "колонок". Утром, вечером или перед началом работы сядьте и внимательно подумайте, что и по какому проекту вам нужно сделать, и запишите это. Тогда в ваше "рабочее время" вам нужно будет просто идти по плану, ни на что не отвлекаясь.

Приведенный мною пример описывает то, как я планирую свои рабочие проекты. Но эта же схема на удивление хорошо работает и для планирования домашних дел и задач мамы. Самое сложное в делах мам – это как раз многопотоковость задач и необходимость быстро переключаться с одного рода деятельности на другой. Лист "Четыре колонки" облегчает эти задачи феноменально. Просто попробуйте и вы сами в этом убедитесь.

Не думаю что это что-то революционно новое, но возможно метод "4-х колонок" поможет и вам так же сильно как помог мне.